Настройка прав в Битрикс24: как закрыть лишнее и не мешать людям работать

Настройка прав в Битрикс24 происходит не в одном месте, а минимум в пяти: роли в CRM, структура компании, задачи, Диск, телефония. Плюс список администраторов портала, про который вспоминают последним, и вебхуки, про которые не вспоминают вообще. Лишнее утекает обычно именно через то место, которое никто не настраивал — а не через то, где матрицу ролей собирали два дня.

Дальше — где что лежит, как устроены уровни доступа, шесть дыр, которые мы находим почти на каждом чужом портале, и чек-лист, по которому свои настройки можно проверить за вечер.

Где в Битрикс24 вообще живут права

Разделов больше, чем кажется, и они не связаны между собой. Закрыли менеджеру чужие сделки — он по-прежнему слушает записи всех разговоров компании и качает из общей папки на Диске прайс с закупочными ценами.

Что придётся открыть по очереди:

• Роли в CRM — настройки CRM, раздел прав доступа. Главное место, и единственное, до которого обычно доходят руки.
• Структура компании — подразделения и руководители. Технически не «права», но без неё половина уровней доступа в CRM не работает (об этом ниже).
• Задачи и группы — кто видит задачи соседнего отдела, кто попадает в закрытый проект.
• Диск — личный, групповой и общий, плюс публичные ссылки наружу.
• Телефония — кто слушает записи разговоров и видит детализацию по всем сотрудникам.
• Администраторы портала — у них прав больше, чем у любой настроенной роли.
• Вебхуки и приложения — доступ, который выдан не человеку, а внешнему сервису.

Последний пункт стоит запомнить. Входящий вебхук работает с правами того сотрудника, который его создал: если его сделал администратор, сторонний сервис получил администраторский доступ к порталу. И живёт этот доступ ровно до того дня, когда кто-то вспомнит, что лендинг с формой отключили полтора года назад.

Роли и уровни доступа в CRM

В CRM права выдаются не человеку, а роли. Роль привязывается к сотруднику, отделу или группе — и дальше внутри роли настраивается матрица: по каждой сущности (лид, сделка, контакт, компания, счёт, смарт-процесс) и по каждой операции отдельно.

Операций пять-шесть, и ровно одна из них интересует всех, кто боится за базу: экспорт.

Матрица задаётся по операциям, а не одной галочкой на весь раздел, и это как раз полезно. Менеджеру обычно нужно: читать — личный плюс своего отдела, изменять — личный, удалять — ничего, экспортировать — ничего. Руководителю: читать и изменять по своему отделу с подотделами, экспорт — да, удаление — нет (удалённая сделка в отчёте не видна, а значит, её как бы и не было).

Сделки настраиваются отдельно по каждой воронке. Это та настройка, которую чаще всего пропускают: роль собрали на основном направлении продаж, а потом завели вторую воронку под оптовых клиентов — и в ней права по умолчанию оказались шире, чем кто-либо планировал. То же со смарт-процессами: каждый несёт свои права, и «договоры» с «рекламациями» нужно закрывать по отдельности.

Уровень «Все открытые» — это пара к флагу «доступен всем» на самом элементе. Галочку ставят на сделке или контакте, которые не нужно прятать (общая база контрагентов, входящие заявки до распределения), и такой элемент видит каждый, у кого в роли стоит «Все открытые». У кого стоит «личный» — не увидит: флаг роль не перебивает, они работают в паре. Неприятности начинаются, когда флаг ставится автоматом на всё, что создаётся: роль при этом выглядит узкой, а видно по ней половину базы.

Права можно опустить ещё ниже — до стадии. По каждой стадии воронки сделок и по стадиям смарт-процессов задаётся, кто её видит и кто имеет право перетащить туда элемент. Рабочий пример: двигать сделку в «Счёт выставлен» разрешено руководителю и финансам, а стадию «Претензия» в смарт-процессе рекламаций видят двое, а не весь отдел.

Структура компании — то, на чём всё держится

«Личный + своего отдела» — это не абстракция, а запрос к структуре компании. Нет структуры — нет и уровня.

Как это выглядит на практике: приходим на портал, в CRM аккуратно настроены роли с ограничением по подразделению, а в структуре все тридцать человек висят в корневом «Отделе продаж» одним списком. Руководитель не назначен руководителем — он просто сотрудник с должностью «РОП» в профиле. В итоге «личный + своего отдела» для каждого менеджера означает «все тридцать», а начальник не видит ничего, кроме собственных сделок, и ведёт свою табличку, потому что в системе ему неудобно.

Два правила, которые экономят часы разбирательств. Руководитель подразделения должен быть указан именно руководителем, а не состоять в нём рядовым. И сотрудник, который числится в двух отделах сразу, получает права по обоим — «вспомогательное» подразделение умеет неожиданно расширять доступ.

Структуру стоит привести в порядок до того, как собирать матрицу ролей. Иначе матрица получится правильной на бумаге и бессмысленной в работе.

Задачи, Диск и телефония

Диск

Самое частое место утечки — не CRM. Публичная ссылка на файл или папку работает без авторизации: кто получил адрес, тот и открыл. Ссылку сделали, чтобы передать клиенту один акт, а передали папку, в которой рядом лежат договоры с другими клиентами.

Проверять стоит три вещи: что лежит в общих папках (прайсы с закупкой, сканы паспортов, выгрузки базы — классика), какие внешние ссылки созданы и живы, и как на портале вообще разрешено делиться файлами. Последнее — настройка Диска, а не роль в CRM: администратор может запретить создание публичных ссылок целиком, и для компании, где наружу не передают ничего, кроме счетов, это разумный запрет по умолчанию. Мягкие варианты — срок жизни ссылки и пароль на неё — есть не на всех тарифах, так что проверьте в своём, прежде чем закладывать их в регламент. Уровни доступа к папкам отдельные от CRM: от чтения до полного доступа — и «полный доступ» на общую папку по умолчанию выдают куда щедрее, чем надо.

Телефония

Право слушать записи разговоров и видеть детализацию звонков настраивается отдельно от CRM. Поэтому встречается конструкция: менеджер видит только свои сделки — и при этом слушает звонки всего отдела, включая тот, где руководитель обсуждал с клиентом индивидуальную скидку.

Записи и статистику по всем сотрудникам оставляют руководителям, остальным — только свои звонки. И управление самими настройками телефонии держат у одного-двух человек: переназначить маршрут входящих на себя технически несложно.

Задачи и группы

Задачи протекают мягче, но протекают. Руководитель по структуре видит задачи подчинённых — это нормально. Ненормально, когда проект с ценообразованием или планом сокращений лежит в открытой группе, куда может вступить любой сотрудник. Приватность группы — отдельная настройка, и у неё четыре состояния: кто видит группу, кто может войти, кто читает содержимое. Наблюдателя в задачу тоже можно добавить любого, и он увидит всю переписку по ней.

Шесть дыр, которые мы находим почти на каждом портале

Администраторов больше трёх. Самая распространённая ситуация: админка выдана бухгалтеру («чтобы сам настроил отчёт»), системному администратору, двум руководителям и подрядчику, который делал внедрение два года назад. Пять человек с полным доступом к базе — и никакая матрица ролей после этого не имеет значения. Список администраторов портала стоит проверять первым делом; у нас это первый вопрос, когда подхватываем чужой Битрикс24.

Экспорт оставлен по умолчанию. Право на выгрузку в таблицу обсуждают реже всего, а уносят базу именно им. Неприятная часть: если выгрузку всё-таки сделали, вы об этом, скорее всего, не узнаете. Поэтому экспорт держат у двух-трёх человек, а не «у менеджеров, им же удобнее».

Права настроены, а структура нет. Разобрано выше, и это дыра, которая выглядит как порядок. Хуже всего то, что на портале всё «настроено», — значит, никто не пойдёт проверять.

Доступ выдан по принципу «пусть будет». Человеку из соседнего отдела дали права руководителя, чтобы он разово посмотрел отчёт. Отчёт посмотрел, права остались. Через год таких «разово» в портале набирается десяток, и никто не помнит, кому и зачем.

Уволили, но не уволили. Сотрудника правильнее уволить в структуре, а не удалять: история, сделки и переписка остаются на месте, а доступ закрывается. В реальности бывает иначе — человека убирают из отдела, аккаунт остаётся активным, мобильное приложение на его телефоне продолжает работать. И отдельная работа после увольнения: переназначить ответственного по открытым сделкам, проверить роботов и бизнес-процессы, где он указан, вынуть его из очереди открытых линий, отозвать его публичные ссылки на Диске.

Вебхук с правами администратора. Про него уже сказано, но повторю, потому что находим регулярно: токен, выданный когда-то форме на сайте или сервису рассылок, лежит в чужом коде и работает. Список вебхуков и установленных приложений — часть проверки прав, а не отдельная история про безопасность.

Принцип минимальных прав в компании на 10–50 человек

Схема простая в формулировке и неудобная в исполнении: начинать с нуля и добавлять, а не начинать со «всех» и отнимать. Отнимать всегда больнее — сотрудник уже привык видеть чужие сделки, и каждое сужение доступа он воспринимает как недоверие.

Для компании такого размера хватает четырёх-пяти ролей. Больше — начинается администрирование ради администрирования.

И честная оговорка. Если в компании восемь человек, все продают одно и то же и сидят в одной комнате, матрица из пяти ролей вам не нужна — хватит двух и аккуратного списка администраторов. Права доступа решают задачу «разные люди должны видеть разное». Нет этой задачи — не изобретайте её.

Ещё одно, о чём редко говорят вслух: права ограничивают доступ, но не защищают от человека. Менеджер, решивший унести контакты, перепишет пятьдесят телефонов руками или сфотографирует экран, и никакая настройка этого не остановит. Права снижают масштаб утечки и убирают случайные — когда данные уходят не из злого умысла, а потому что лежали открыто. Этого достаточно, чтобы их настраивать, но недостаточно, чтобы на них полагаться целиком.

Как проверить, что настроено правильно

Проверка от имени сотрудника работает лучше любого просмотра настроек. Завести тестовую учётную запись, выдать ей роль менеджера и зайти под ней — полчаса времени (учтите, что на платных тарифах такой пользователь занимает место в лицензии). Дальше по списку:

• Открыть список сделок и посмотреть, сколько их видно. Не «в целом правильно», а сравнить число с тем, сколько должно быть.
• Попробовать выгрузить в таблицу любой раздел CRM. Получилось — право на экспорт открыто шире, чем вы думали.
• Проверить каждую воронку и каждый смарт-процесс отдельно, включая те, которые завели позже основных.
• Поискать в CRM контакт клиента из чужого отдела. Через поиск находится больше, чем через списки.
• Зайти на Диск: какие общие папки видны и что в них лежит.
• Посмотреть список активных публичных ссылок — и отозвать те, срок которых прошёл.
• Открыть телефонию: видны ли записи чужих разговоров.
• Вернуться под администратором и прочитать два списка — администраторов портала и вебхуков с приложениями. Удалить всё, про что никто не может объяснить, зачем оно.
• Пройтись по структуре: у каждого подразделения назначен руководитель, никто не висит в двух отделах по недоразумению.
• Посмотреть уволенных за последний год: аккаунты неактивны, сделки переназначены.

Такую проверку имеет смысл повторять раз в полгода, а внеплановую — после реорганизации отделов, при запуске новой воронки, при увольнении человека с широким доступом и когда к порталу подключают очередной внешний сервис. Права расходятся с реальностью тихо: отдел разделили, нового руководителя назначили, а в портале всё по-старому.

Что отдать интегратору, а что настроить самим

Своими силами компания спокойно делает рутину: добавить сотрудника в правильное подразделение, подключить его к существующей роли, отозвать ссылку на Диске, убрать лишнего администратора, уволить ушедшего и переназначить его сделки. Это не разовая настройка, а обязанность — и для неё нужен человек, который за портал отвечает. Без такого человека права разъедутся за полгода, независимо от того, кто их изначально собирал.

Подрядчика звать стоит, когда прав становится больше, чем помещается в голову: несколько воронок с разными правилами, смарт-процессы, несколько юрлиц в одном портале, подрядчики и внешние партнёры, которым нужен доступ только к своим сделкам. Отдельная история — коробочная версия: там права глубже и уезжают на уровень модулей и кода, и настраивать их наугад не стоит. Коробку мы берём так же, как облако, — с ней и приходят обычно те случаи, где наугад уже попробовали.

У нас такая работа идёт как настройка действующего портала: начинаем с аудита того, что есть — от 50 000 ₽ за две-три недели, на выходе список того, что чинить, по важности. Дальше либо один спринт, либо абонентское сопровождение от 30 000 ₽/мес, если задачи мелкие и постоянные. Бывает и так, что всё лечится за полдня — тогда мы это и говорим вместо того, чтобы расписывать проект на месяц. Если портала ещё нет и права собираются с нуля, разбор по этапам и деньгам — в статье про внедрение Битрикс24.

Частые вопросы

Права доступа есть на всех тарифах Битрикс24?

Нет. Набор настроек зависит от плана: часть возможностей — роли в CRM, права телефонии, доступ для внешних пользователей — на младших тарифах либо урезана, либо отсутствует. Прежде чем проектировать матрицу из пяти ролей, сверьтесь с описанием своего тарифа у вендора: иногда самый дешёвый способ закрыть лишнее — перейти на план выше, а не искать обходные пути.

Видит ли администратор портала всё?

Практически всё, что относится к работе: CRM, задачи, Диск, настройки. Поэтому администраторская учётка — не удобство, а решение, которое принимают осознанно, и желательно включить для таких аккаунтов двухфакторную аутентификацию. Её можно не просить, а требовать: двухфакторка включается обязательной для выбранных групп пользователей — администраторы первые в очереди, дальше по желанию финансы и руководители. Один-два администратора плюс подрядчик с доступом, который снимается по окончании работ, — нормальная конфигурация для компании на тридцать человек.

Можно ли закрыть сотруднику телефоны клиентов, оставив доступ к сделкам?

Частично: контакты и сделки — разные сущности, и доступ к ним настраивается независимо, поэтому можно оставить работу со сделкой без доступа к карточке контакта. Полностью спрятать номер от того, кто обязан звонить клиенту, не получится — и это разумно. Если задача в том, чтобы менеджер не выгрузил базу, работает не прятанье телефонов, а закрытый экспорт и нормальные уровни доступа.

Если нужен взгляд со стороны

Напишите, что у вас происходит сейчас: сколько человек на портале, сколько воронок, кто имеет администраторский доступ и какую именно утечку вы пытаетесь закрыть. Посмотрим настройки и скажем, это правка на полдня или работа на спринт. Состав работ по действующему порталу — в блоке настройки Битрикс24; если задача шире прав и упирается в обмен данными между системами, это уже интеграции и автоматизация.

Фраза, которую стоит сказать подрядчику до начала работ: покажите матрицу ролей таблицей, где по строкам роли, по столбцам операции. Если вместо таблицы вам отвечают «настроим права доступа» одной строкой в смете — договориться о результате не получится, потому что проверить его будет нечем.